Atendiendo al significado literal del término Project Management, un «proyecto» es algo asumido con algún tipo de objetivo final en mente. Proviene de la palabra latina proiectum, que significa «proyección». Por “management” (gestión) se entiende organizar, coordinar y controlar algo eficazmente. Procede de la raíz latina maneggiare, que significa «manejar, dar forma».
El Project Management Institute, define un proyecto como un empeño temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado.
Tabla de contenidos
La gestión de un proyecto comprende muchas piezas y componentes de gestión interrelacionados. Entre las primeras tareas de gestión se encuentran las de definir el alcance, el calendario, el presupuesto y los recursos necesarios para obtener el resultado deseado. En estrecha relación con ello hallamos el concepto de calidad, que se refiere tanto al objetivo del proyecto como a los procesos de trabajo utilizados para alcanzarlo.
Si hacemos referencia al sector tecnológico, por gestión de proyectos o Project Management suele entenderse la práctica que consiste en iniciar, planificar, controlar y completar la labor de un proyecto de programación, big data, social media, content marketing y similares. Típicamente, la gestión de proyectos se relaciona con la coordinación de las acciones de todo un equipo, desde el cliente para el que se realiza el proyecto, hasta los desarrolladores, pasando por las personas que verifican la calidad del trabajo realizado.
Si hacemos referencia al sector tecnológico, por gestión de proyectos o Project Management suele entenderse la práctica que consiste en iniciar, planificar, controlar y completar la labor de un proyecto de programación, big data, social media, content marketing y similares. Típicamente, la gestión de proyectos se relaciona con la coordinación de las acciones de todo un equipo, desde el cliente para el que se realiza el proyecto, hasta los desarrolladores, pasando por las personas que verifican la calidad del trabajo realizado.
Para el PMI, el Project Management es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
La gestión del proyecto incluye la formulación de planes, la asignación de funciones, la adquisición de instrumentos y materiales adecuados, la elaboración y gestión de calendarios, la transmisión de información, el fomento de la buena comunicación, el cumplimiento de metas parciales (etapas importantes del desarrollo) y la demostración de una sólida capacidad de liderazgo para resolver y completar el proyecto en última instancia dentro del plazo acordado.
El propósito fundamental del project management es asegurar que los proyectos se completen con precisión en el plazo previsto o antes de él.
¿Quién es el Project Manager?
El project manager es el responsable de dirigir el proyecto desde el principio hasta el final. Esto incluye la planificación, ejecución, entrega del proyecto a tiempo (en plazo y presupuesto), así como de la gestión de personas y recursos. Lo consigue asegurando entregas regulares de etapas cumplimentadas del proyecto entendidas como producto del trabajo “deliverables”.
Algunas de las tareas del project manager son: dirigir y gestionar al equipo; establecer el calendario del proyecto; asignar tareas a otros miembros del equipo, o proporcionar regularmente actualizaciones a la alta dirección.
En esencia, el papel de un director de proyecto es «hacer que suceda». Para ello debe poseer las habilidades necesarias para conseguir, desarrollar y dirigir un equipo de personas capaces de elaborar el producto deseado. Cada proyecto tiene características únicas y por lo tanto los roles requeridos cambian en consecuencia.
El Project Management incluye cinco tipos de procesos.
1. Inicio
Incluye clarificar las necesidades del cliente, definir las expectativas de alto nivel, los presupuestos para recursos, y comenzar a identificar las audiencias que pueden desempeñar un papel en el proyecto.
Los responsables de la toma de decisiones deben tener en cuenta las dos cuestiones siguientes a la hora de decidir si siguen adelante con un proyecto:
- ¿Debemos hacerlo? ¿Valen los beneficios que esperamos lograr los costes que tendremos que pagar? ¿Hay mejores formas de abordar el tema?
- ¿Podemos hacerlo? ¿Es el proyecto técnicamente viable? ¿Se dispone de los recursos necesarios?
Si la respuesta a ambas preguntas es «Sí», el proyecto puede pasar a la fase de organización y preparación, durante la cual se elabora un plan de proyecto. Si la respuesta a cualquiera de las dos preguntas es un «No» definitivo e incondicional, en ningún caso el proyecto debe ir más allá. Si no se puede hacer nada para que sea conveniente y factible, los responsables de la toma de decisiones deben detener inmediatamente todo el trabajo en el proyecto. Cualquier otra cosa garantiza el desperdicio de recursos, la pérdida de oportunidades y la frustración del personal.
2. Procesos de planificación
Es necesario detallar el alcance, los plazos, los recursos y los riesgos del proyecto, así como los enfoques previstos para las comunicaciones del proyecto, la calidad y la gestión de las compras externas de bienes y servicios.
Ha de diseñarse un plan detallado que describa cómo tú y tu equipo haréis posible el proyecto. El plan de project management debería incluir:
- Una visión general de las motivaciones de tu proyecto.
- Una descripción detallada de los resultados previstos.
- Una lista de todas las limitaciones que el proyecto debe abordar.
- Una lista de todos los supuestos relacionados con el proyecto.
- Una lista de todo el trabajo requerido.
- Un desglose de los roles que tú y los miembros de tu equipo desempeñaréis.
- Un detallado cronograma del proyecto.
- Necesidades de recursos humanos, financieros y recursos no humanos (como equipo, instalaciones e inteligencia).
- Una descripción de cómo está previsto manejar cualquier riesgo e incertidumbre significativos.
- Planes de comunicación del proyecto.
- Planes para garantizar la calidad del proyecto.
Es necesario poner siempre por escrito los planes de tu proyecto. Hacerlo te ayuda a aclarar los detalles y reduce las posibilidades de que olvides algo. Los planes para grandes proyectos pueden llegar a ocupar cientos de páginas, pero un plan para un proyecto pequeño puede consistir sólo en unas pocas líneas en un pedazo de papel.
El éxito de tu proyecto depende de la claridad y precisión del plan y de si las personas confían en poder lograrlo. El hecho de tener en cuenta la experiencia pasada en el plan del proyecto hace que éste sea más realista; la participación de las personas en la elaboración del plan fomenta su compromiso para lograrlo. Tener en cuenta las experiencias pasadas en tu plan de proyecto hace que éste sea más realista. Involucrar a las personas en el desarrollo del plan fomenta su compromiso para lograrlo.
3. Procesos de ejecución
Constitución y supervisión del equipo, comunicación y gestión de los destinatarios y ejecución de los planes del proyecto.
Preparación
La preparación para comenzar el trabajo del proyecto implica:
- Asignación de personas a todas las tareas del proyecto. Confirmar quién realizará cada trabajo del proyecto y gestionar acuerdos con ellas y sus managers para asegurar que estarán disponibles para trabajar en el equipo del proyecto.
- Presentar el proyecto a los miembros del equipo y a estos entre sí. Ayudar a los componentes a empezar a desarrollar relaciones interpersonales entre sí. Ayudarles a apreciar el propósito general del proyecto y explicar cómo las diferentes partes interactuarán y se apoyarán mutuamente.
- Asignar y explicar las tareas a todos los miembros del equipo. Describir a todos el trabajo que son responsables de ejecutar y cómo los miembros del equipo coordinarán sus actividades.
- Definir cómo el equipo realizará sus funciones esenciales. Decidir cómo el equipo gestionará la comunicación rutinaria, la toma de decisiones y resolución de conflictos. Desarrollar protocolos que puedan ser necesarios para orientar el desempeño de estas funciones.
- Establecer los sistemas de seguimiento y trazabilidad adecuados. Decide qué sistemas y reglas usarás para el seguimiento de los horarios, el volumen de trabajo y los gastos.
- Comunicar el proyecto a la organización. Haz saber al público del proyecto que tu proyecto existe, lo que generará y cuándo comenzará y acabará.
Ejecución
- Realizar las tareas. Ejecutar el trabajo planificado.
- Asegurar la calidad. Comprobar constantemente que el trabajo y los resultados se ajustan a los requisitos, normas y directrices aplicables.
- Dirigir al equipo. Asignar tareas, revisar resultados y resolver problemas.
- Desarrollar al equipo. Proporcionar el asesoramiento y la formación necesarios para mejorar las habilidades de sus miembros.
- Compartir información. Distribuir información adecuada a las distintas audiencias afectadas por el proyecto.
4. Procesos de monitorización y control
Realizar un seguimiento del rendimiento, adoptando las medidas necesarias para garantizar que los planes de los distintos programas se ejecuten con éxito y se logren los resultados deseados.
- Comparación de los resultados con lo planificado. Recopilar información sobre los resultados, los logros del programa y los gastos de recursos. Identificar las desviaciones del plan y elaborar medidas correctivas.
- Solucionar los problemas que puedan surgir. Modificar las tareas, los programas o los recursos para que el rendimiento del proyecto vuelva a ajustarse al plan existente. Negociar posibles cambios acordados en el propio plan.
- Mantener a todo el mundo informado. Informar al público del proyecto sobre los logros del equipo, los problemas y las revisiones necesarias del plan establecido.
5. Procesos de conclusión
Finalización de toda la actividad del proyecto.
- Obtener la aprobación de tus clientes a los resultados finales.
- Cerrar todas las cuentas del proyecto. Si se ha estado cargando tiempo y dinero a cuentas especiales del proyecto.
- Ayudar a los miembros del equipo a continuar con sus próximas tareas.
Realizar una evaluación posterior al proyecto con el equipo. Para identificar los logros, analizar y extraer los insights que se puedan aplicar a siguientes proyectos.
Bibliografía
Badiru, Adedeji B. s. f. Project Management Systems, Principles, and Applications. 2a. CRC Press.
Karten, Barbara. 2016. Project Management Simplified a Step-by-Step Process. CRC Press.
Richardson, Gary L., y Brad M. Jackson. 2019. Project Management Theory and Practice. 3a. CRC Press.
Schwalbe, Kathy. 2019. Information Technology Project Management. 9.a ed. Cengage.
