Atendiendo al significado literal del término Project Management, un «proyecto» es algo asumido con algún tipo de objetivo final en mente. Proviene de la palabra latina proiectum, que significa «proyección». Por “management” (gestión) se entiende organizar, coordinar y controlar algo eficazmente. Procede de la raíz latina maneggiare, que significa «manejar, dar forma».
El Project Management Institute, define un proyecto como un empeño temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado.
La gestión de un proyecto comprende muchas piezas y componentes de gestión interrelacionados. Entre las primeras tareas de gestión se encuentran las de definir el alcance, el calendario, el presupuesto y los recursos necesarios para obtener el resultado deseado. En estrecha relación con ello hallamos el concepto de calidad, que se refiere tanto al objetivo del proyecto como a los procesos de trabajo utilizados para alcanzarlo.
Si hacemos referencia al sector tecnológico, por gestión de proyectos o Project Management suele entenderse la práctica que consiste en iniciar, planificar, controlar y completar la labor de un proyecto de programación, big data, social media, content marketing y similares. Típicamente, la gestión de proyectos se relaciona con la coordinación de las acciones de todo un equipo, desde el cliente para el que se realiza el proyecto, hasta los desarrolladores, pasando por las personas que verifican la calidad del trabajo realizado.
Si hacemos referencia al sector tecnológico, por gestión de proyectos o Project Management suele entenderse la práctica que consiste en iniciar, planificar, controlar y completar la labor de un proyecto de programación, big data, social media, content marketing y similares. Típicamente, la gestión de proyectos se relaciona con la coordinación de las acciones de todo un equipo, desde el cliente para el que se realiza el proyecto, hasta los desarrolladores, pasando por las personas que verifican la calidad del trabajo realizado.
Para el PMI, el Project Management es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
La gestión del proyecto incluye la formulación de planes, la asignación de funciones, la adquisición de instrumentos y materiales adecuados, la elaboración y gestión de calendarios, la transmisión de información, el fomento de la buena comunicación, el cumplimiento de metas parciales (etapas importantes del desarrollo) y la demostración de una sólida capacidad de liderazgo para resolver y completar el proyecto en última instancia dentro del plazo acordado.
El propósito fundamental del project management es asegurar que los proyectos se completen con precisión en el plazo previsto o antes de él.
El project manager es el responsable de dirigir el proyecto desde el principio hasta el final. Esto incluye la planificación, ejecución, entrega del proyecto a tiempo (en plazo y presupuesto), así como de la gestión de personas y recursos. Lo consigue asegurando entregas regulares de etapas cumplimentadas del proyecto entendidas como producto del trabajo “deliverables”.
Algunas de las tareas del project manager son: dirigir y gestionar al equipo; establecer el calendario del proyecto; asignar tareas a otros miembros del equipo, o proporcionar regularmente actualizaciones a la alta dirección.
En esencia, el papel de un director de proyecto es «hacer que suceda». Para ello debe poseer las habilidades necesarias para conseguir, desarrollar y dirigir un equipo de personas capaces de elaborar el producto deseado. Cada proyecto tiene características únicas y por lo tanto los roles requeridos cambian en consecuencia.
Incluye clarificar las necesidades del cliente, definir las expectativas de alto nivel, los presupuestos para recursos, y comenzar a identificar las audiencias que pueden desempeñar un papel en el proyecto.
Los responsables de la toma de decisiones deben tener en cuenta las dos cuestiones siguientes a la hora de decidir si siguen adelante con un proyecto:
Si la respuesta a ambas preguntas es «Sí», el proyecto puede pasar a la fase de organización y preparación, durante la cual se elabora un plan de proyecto. Si la respuesta a cualquiera de las dos preguntas es un «No» definitivo e incondicional, en ningún caso el proyecto debe ir más allá. Si no se puede hacer nada para que sea conveniente y factible, los responsables de la toma de decisiones deben detener inmediatamente todo el trabajo en el proyecto. Cualquier otra cosa garantiza el desperdicio de recursos, la pérdida de oportunidades y la frustración del personal.
Es necesario detallar el alcance, los plazos, los recursos y los riesgos del proyecto, así como los enfoques previstos para las comunicaciones del proyecto, la calidad y la gestión de las compras externas de bienes y servicios.
Ha de diseñarse un plan detallado que describa cómo tú y tu equipo haréis posible el proyecto. El plan de project management debería incluir:
Es necesario poner siempre por escrito los planes de tu proyecto. Hacerlo te ayuda a aclarar los detalles y reduce las posibilidades de que olvides algo. Los planes para grandes proyectos pueden llegar a ocupar cientos de páginas, pero un plan para un proyecto pequeño puede consistir sólo en unas pocas líneas en un pedazo de papel.
El éxito de tu proyecto depende de la claridad y precisión del plan y de si las personas confían en poder lograrlo. El hecho de tener en cuenta la experiencia pasada en el plan del proyecto hace que éste sea más realista; la participación de las personas en la elaboración del plan fomenta su compromiso para lograrlo. Tener en cuenta las experiencias pasadas en tu plan de proyecto hace que éste sea más realista. Involucrar a las personas en el desarrollo del plan fomenta su compromiso para lograrlo.
Constitución y supervisión del equipo, comunicación y gestión de los destinatarios y ejecución de los planes del proyecto.
La preparación para comenzar el trabajo del proyecto implica:
Realizar un seguimiento del rendimiento, adoptando las medidas necesarias para garantizar que los planes de los distintos programas se ejecuten con éxito y se logren los resultados deseados.
Finalización de toda la actividad del proyecto.
Realizar una evaluación posterior al proyecto con el equipo. Para identificar los logros, analizar y extraer los insights que se puedan aplicar a siguientes proyectos.
Badiru, Adedeji B. s. f. Project Management Systems, Principles, and Applications. 2a. CRC Press.
Karten, Barbara. 2016. Project Management Simplified a Step-by-Step Process. CRC Press.
Richardson, Gary L., y Brad M. Jackson. 2019. Project Management Theory and Practice. 3a. CRC Press.
Schwalbe, Kathy. 2019. Information Technology Project Management. 9.a ed. Cengage.